INTEGRITETSPOLICY
1. Inledning
Våra kandidaters integritet är viktig för oss och vi vill alltid vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter för att du som söker jobb hos oss ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. I denna integritetspolicy hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter innan, under och efter rekryteringsförfarandet.
Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras och du hittar den senaste versionen av integritetspolicyn på Jobb.svenskhandel.se. Du kan också be om att få ta del av informationen genom att kontakta HR-avdelningen.
Vi försöker alltid vara så tydliga som möjligt med hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du fortfarande frågor om hur vi behandlar dina uppgifter efter att ha läst denna policy?
Kontakta gärna: gdpr@svenskhandel.se
Innehåll
- Inledning
- Vem ansvarar för dina personuppgifter
- Personuppgifter som vi samlar in från dig
- Personuppgifter som samlas in från annan källa
- Varför vi använder dina personuppgifter och hur länge vi sparar dem
- För att kunna administrera och genomföra rekryteringar
- Hur vi lämnar ut dina uppgifter till tredje part
- Tredjelandsöverföringar
- Kom ihåg dina rättigheter!
2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Svensk Handel (Föreningen Svensk Handel, org. nr. 802001-3630, och Svensk Handel AB, org. nr. 556025-8807, med adress 103 29 Stockholm, Sverige), är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
3. Personuppgifter som vi samlar in från dig
Vi kan samla in olika typer av personuppgifter om dig i samband med att du laddar upp ditt CV och eventuellt personligt brev samt svarar på urvalsfrågor i vårt rekryteringssystem eller när vi kommunicerar med dig i samband med pågående rekrytering.
4. Personuppgifter som samlas in från annan källa
Förutom personuppgifter som du själv lämnar till oss eller som vi själva har dokumenterat om dig under din anställning kan vi också samla in uppgifter från andra källor. Vilka personuppgifter vi samlar in från dig och från vilken källa vi har hämtat uppgifterna ser du i tabellen nedan.
Källa för insamling/ typ av personuppgifter
Referenser
Omdömen om personlighet, kvalifikationer och erfarenhet.
T.ex. LinkedIn
Arbetslivserfarenhet och omdömen om personlighet, kvalifikationer och erfarenhet och övrig information från den arbetssökandes konto.
Bolag för rekrytering
Sammanställning av ansökningshandlingar, arbetslivserfarenhet och omdömen om personlighet, kvalifikationer och erfarenhet samt resultat från personlighets- och färdighetstester.
Leverantör av personlighets- och färdighetstester
Resultat från personlighets- och färdighetstester.
5. Varför vi använder dina personuppgifter och hur länge vi sparar dem
Ändamål och laglig grund
Personuppgifterna som vi har samlat in om dig används för olika ändamål. I detta avsnitt förklarar vi varför vi använder dina personuppgifter, ger exempel på behandlingar som vi utför för att uppfylla ändamålet och vilken laglig grund som vi baserar behandlingen på.
Lagring
Allmänt sett sparar vi dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla ändamålen som vi samlade in dina uppgifter för. Uppgifterna kan också komma att sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. För oss är det viktigt att du vet om hur länge vi behåller dina personuppgifter. I tabellen nedan förtydligar vi hur länge dina uppgifter sparas.
6. För att kunna administrera och genomföra rekryteringar
Vi är alltid intresserade av att hitta professionella medarbetare som vi tror skulle kunna passa hos just oss. När du söker arbete hos oss behöver vi därför kunna utvärdera din lämplighet för den tjänst du söker, göra urval av kandidater och kommunicera med dig.
Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet
- Vi kommunicerar med dig i samband med en pågående rekrytering angående tjänsten, vårt företag eller andra frågor relaterade till rekryteringen.
- Vi bedömer dina kvalifikationer i förhållande till den lediga tjänsten.
- Vi inhämtar resultat från eventuella personlighets- och/eller färdighetstester i samband med urvalet.
- Vi kallar till och genomför intervjuer samt återkopplar till dig efter genomförd intervju.
- Vi inhämtar omdömen från referenser som du har uppgett.
Laglig grund
Vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera nya medarbetare.
Mottagare av personuppgifter
- Leverantör av rekryteringssystem.
- Koncernbolag.
Lagringstid
Vi behandlar uppgifterna för detta ändamål i upp till 30 dagar efter avslutad rekrytering.
Notera att personuppgifterna kommer sparas för ändamål 5.2 nedan. Personuppgifter kan därför komma att behandlas efter 30 dagar om uppgifterna krävs för detta ändamål. Uppgifterna kan även komma att behandlas efter 30 dagar om du samtyckt till att finnas kvar i vår kandidatdatasbas.
6.1. För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
Ibland kan tvister uppkomma där vi behöver kunna utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Det kan t.ex. gälla vid tvist om brott mot diskrimineringslagen.
Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet
Vi behandlar de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna hantera en tvist, t.ex. ett rättsligt anspråk enligt diskrimineringslagen.
Laglig grund
Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Mottagare av personuppgifter
- Leverantör av rekryteringssystem.
Lagringstid
Vi raderar uppgifterna senast 2 år efter avslutad rekrytering (enligt preskriptionstider i lag).
6.2. För att kunna skapa och administrera en kandidatdatabas
Om du är intresserad av att framtida lediga tjänster kan vi spara din ansökan från tidigare rekryteringsförfarande eller din intresseanmälan avseende framtida tjänster i vår kandidatdatabas. På så sätt kan vi matcha din profil eller dina intresseanmälningar med nya tjänster som kan vara relevanta för just dig.
Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet
- Vi sparar ansökningar från tidigare rekryteringsförfaranden och intresseanmälningar avseende framtida tjänster i vår kandidatdatabas och matchar kandidater med nya tjänster.
- Vi gör utskick till kandidater avseende matchningar med nya tjänster.
Laglig grund
Ditt föregående samtycke.
Mottagare av personuppgifter
- Leverantör av rekryteringssystem.
- Koncernbolag.
Lagringstid
Vi sparar dina personuppgifter så länge du inte återkallar ditt samtycke, men som längst i 12 månader från din senaste aktivitet. Med aktivitet menas att du sökt en ny tjänst, loggat in på ditt användarkonto eller annars uppdaterat dina uppgifter i din profil.
7. Hur vi lämnar ut dina uppgifter till tredje part
Ibland kommer vi att behöva lämna ut dina uppgifter med andra företag. Detta kan vara när vi anlitar andra företag för att hjälpa oss med våra IT-system eller lagring av personuppgifter (molntjänster). Det kan också vara när vi får in ett tips om en lämplig kandidat och ber vårt bolag för rekrytering ta kontakt med kandidaten. Dessa företag är personuppgiftsbiträden till oss och får bara lov att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner.
Utöver detta kan vi också lämna ut dina personuppgifter till andra företag som kommer att vara självständigt ansvariga för sin behandling av dina personuppgifter. Vi lämnar ut dina personuppgifter till följande företag som är självständigt personuppgiftsansvariga:
- Koncernbolag.
- Myndigheter.
- Leverantör av personlighets- och färdighetstester.
- Bolag för rekrytering.
8. Tredjelandsöverföringar
Vi och våra leverantörer behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. Ibland kan vi vara tvungna att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Detta kan vara när vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag enligt avsnitt 6. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns tillräckliga garantier för att dina personuppgifter hanteras på ett bra sätt.
I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder i form av standardavtalsklausuler. Du kan få en kopia på skyddsåtgärderna genom att höra av dig till gdpr@svenskhandel.se.
9. Kom ihåg dina rättigheter!
När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vilka dessa rättigheter är, vad de innebär och hur du utövar dem.
Din rätt till tillgång
Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter.
Din rätt till rättelse
Har vi inte dina senaste uppgifter eller behandlar vi felaktiga uppgifter om dig? Då kan du begära att dina personuppgifter rättas. Du har möjlighet att själv gå in och uppdatera dina uppgifter i vår kandidatdatabas.
Din rätt till radering och begränsning
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas eller begränsas, t.ex. om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning.
Din rätt att invända mot vår behandling
Du har rätt att invända mot vår behandling (t.ex. den behandling som baseras på våra berättigade intressen). Notera att vi fortsatt kommer att behandla vissa uppgifter förutsatt att vi kan visa tvingande berättigade skäl, trots din förfrågan. Detta kan röra personuppgiftsbehandling som är särskilt viktig för vår verksamhet, t.ex. vårt säkerhetsarbete.
Din rätt att kunna återkalla ett lämnat samtycke
Har du lämnat samtycke till någon behandling som vi utför? I så fall har du rätt att när som helst återkalla detta. När du återkallar ditt samtycke kommer vi inte samla in nya uppgifter om dig för ändamålet som ditt samtycke avsåg, men vi har fortfarande rätt att behandla de uppgifter som vi samlat in om dig innan du återkallade ditt samtycke. Om det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi behöver spara uppgifterna kommer vi att radera dem.
Din rätt till dataportabilitet
För den behandling som vi utför baserat på vårt avtal med dig eller om du lämnat ditt samtycke till en viss behandling kan du begära att få de uppgifter som du har tillhandahållit överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportering).
Din rätt att kunna lämna in klagomål till tillsyns-myndigheten
Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att lämna in ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten via post till Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm eller via mejl på imy@imy.se.
Hur utövar jag mina rättigheter?
Vill du utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta gdpr@svenskhandel.se.